KMO-Portefeuille, stap voor stap

In 2016 vereenvoudigde de Vlaamse overheid het aanvragen van subsidies met KMO portefeuille. Dat is nu makkelijker dan voordien. Hoewel…, makkelijk? Eerlijk? Eigenlijk wel. Als je tenminste deze stappen volgt.

Stap 1: Is je onderneming al geregistreerd bij de online diensten van de Vlaamse overheid?

  • Ja, ga dan naar stap 2
  • Nee, registreer je via deze link

Voor je de kmo-portefeuille kunt gebruiken, moet je onderneming geregistreerd zijn bij de online diensten van de Vlaamse overheid. Van de aanvraag tot de betaling van geleverde diensten verloopt alles namelijk volledig online.

Let wel op:

  • Als zaakvoerder voer je deze registratie best zelf uit,
    zo kan je later altijd personen toevoegen of verwijderen;
  • Je hebt een e-ID kaartlezer met pincode of federaal token nodig om je te registeren;
  • Na de registratie ontvang je een login per post of per mail;
  • Hou er rekening mee dat deze registratie tot een week kan duren.

Een stap-voor-stap handleiding voor deze registratie vind je ook op deze pagina van het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen. http://www.vlaio.be/artikel/registratie-en-aanmelden

Stap 2: Onderteken de offerte en vraag de subsidie aan

Is de registratie in orde? Ben je akkoord met de offerte voor advies of de opleiding die gevolgd wordt? Dan ben je klaar voor stap 2:

  • Onderteken de offerte voor advies of schrijf in voor de opleiding;
  • Log in op de online diensten van de Vlaamse overheid;
  • Volg alle stappen en vul de gevraagde informatie in:
    erkende dienstverleners bouwen hun offerte meestal op in functie van de informatie die je voor de aanvraag nodig hebt.

Opgelet, de subsidie-aanvraag

  • kan pas na ondertekening van de offerte aangevraagd worden;
  • moet binnen de twee weken na aanvang van de activiteiten gebeuren
    (als de aanvraag later gebeurt, kan je geen subsidie meer krijgen!).

Een stap-voor-stap handleiding voor het aanvragen van de kmo-portefeuille vind je op deze pagina van het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen.

Stap 3: Jouw deel van de investering storten aan Sodexo

Na de goedkeuring van je aanvraag ontvang je een mail van de kmo-portefeuille met daarin

  • het subsidienummer van je subsidie-aanvraag;
  • de betalingsopdracht voor jouw deel van de investering, deze moet gestort zijn
    – binnen de 30 dagen na de aanvraag (stap 2);
  • op een rekening van Sodexo, die aangesteld werd als financieel dienstverlener voor de kmo-portefeuilles.

Na je storting, stort ook de Vlaamse overheid haar subsidiebijdrage op deze ‘portefeuille’ rekening. Het volledige bedrag wordt zo geparkeerd tot jij je akkoord geeft voor betaling.

Stap 4: Het advies of de opleiding

Je medewerker of jijzelf krijgt het advies, volgt de opleiding, …

Stap 5: Factuur en betaling

Na afloop van het advies of de opleiding ontvang je van de erkende dienstverlener  een factuur voor het volledige bedrag:

  • Je betaalt het btw-bedrag rechtstreeks aan de dienstverlener,
    daarvoor krijg je namelijk geen subsidie;
  • Je logt in op je kmo-portefeuille en klikt op de betaalknop:
    Sodexo krijgt zo de opdracht om het factuurbedrag te betalen aan de dienstverlener.

Stap 6: Beoordeel de geleverde dienst en onderteken de documenten

In je online kmo-portefeuille geef je tenslotte een beoordeling van de geleverde prestaties. Zo

  • help je de Vlaamse overheid de kwaliteit van geleverde diensten te beoordelen;
  • geef je andere mogelijke klanten de kans om te vergelijken.

Advies-dienstverleners zullen je ook vragen om de finale versies van documenten ondertekend aan hen te bezorgen. Zij moeten deze stukken 10 jaar bewaren om hun prestaties te kunnen staven.

Door heel het proces kan je steeds de stand van zaken van je projecten volgen via je online kmo-portefeuille. Heb je toch nog vragen? Dan kan je gratis terecht op de Vlaamse hulplijn 1700 (optie 4). Deze dienst met gespecialiseerde mensen kan alle stappen met jou op het scherm doorlopen en geeft antwoord op al je vragen.

Gebruik maken van KMO-Portefeuille? Check of jouw project in aanmerking komt.

Download de gratis checklist
2018-04-27T16:45:16+00:00