Organiseren en budgetteren is één ding, maar hoe zorg je ervoor dat mensen ook daadwerkelijk komen opdagen bij je event? In dit artikel duiken we in de cruciale fasen van event communicatie: de precommunicatie en de aftercommunicatie. We bespreken hoe je deze effectief kunt inzetten om je doelgroep te bereiken en te engageren, zodat “Help, ik krijg geen volk op mijn event!” een zorg van het verleden wordt.
In a nutshell:
Precommunicatie: Een stevige basis leggen
Doelgroepbepaling
Voordat je begint met communiceren, is het essentieel om te weten wie je doelgroep is. Definieer je ideale bezoeker: wat zijn hun interesses, welke problemen kun je voor hen oplossen, en via welke kanalen zijn ze het beste te bereiken?
Boeiende content creëren
De sleutel tot succesvolle precommunicatie is het creëren van content die resoneert met je doelgroep. Dit kan variëren van informatieve blogs en boeiende video’s tot interactieve sociale media posts. Zorg dat de content waardevol, informatief en deelbaar is. Hij moet natuurlijk ook passen bij de inhoud van je event!
Multichannel benadering
Gebruik een mix van kanalen om je boodschap over te brengen. Denk aan e-mailmarketing, sociale media, event websites, en zelfs traditionele media zoals flyers en posters. Zorg voor een consistente boodschap over alle kanalen.
Early bird acties en incentives
Bied vroegboekkortingen of exclusieve toegang om vroege registraties te stimuleren. Mensen zijn eerder geneigd om zich aan te melden als ze denken een goede deal te krijgen.
Duidelijke call-to-actions
Elk stukje communicatie moet een duidelijke call-to-action (CTA) bevatten. Vertel je publiek precies wat je van hen verwacht, of het nu gaat om het registreren voor het event, het delen van de eventpagina, of het bekijken van een event teaser.
Aftercommunicatie: Engagement en feedback
Bedank je bezoekers
Stuur een bedankmail of -bericht kort na het evenement. Dit toont waardering en houdt je evenement fris in het geheugen van de deelnemers. Heb je aan een aftermovie gedacht? Dan is dit ook het ideale moment om deze te versturen.
Deel hoogtepunten en content
Publiceer hoogtepunten, foto’s, en eventueel video’s van het evenement op sociale media. Dit materiaal is niet alleen leuk voor deelnemers om terug te zien, maar werkt ook als promotiemateriaal voor toekomstige evenementen. Elk bedrijf is opzoek naar content, zorg dus dat je 2x kunt scoren met je event!
Tip: Gebruik een online tool om je social media content te stroomlijnen. De kosten van een abonnement heb je meteen terug verdiend door de tijd die je uitspaart. Bij JDI gebruiken we bijvoorbeeld Planable.
Vraag om feedback
Feedback is goud waard. Vraag deelnemers wat ze vonden van het evenement en wat verbeterd kan worden. Dit kan via online enquêtes of feedbackformulieren.
Houd de communicatie gaande
Eén van de meest waardevolle dingen na een event? Data!!!! Je hebt nu een hele reeks data die je kan gebruiken voor verdere communicatie. Blijf dus communiceren ook na het event. Deel relevante content die aansluit bij de thema’s van het evenement of kondig toekomstige evenementen en activiteiten aan. Vergeet ook je sales afdeling niet te betrekken. Wie zaten er toekomstige klanten tussen de aanwezigen. Het is altijd de moeite waard voor sales om de lijst eens af te lopen.
Tip: Ook hier maakt een online tool je het leven makkelijk. Denk aan Hubspot of MailChimp voor een krachtige mail automatisatie.
Analyseer en optimaliseer
Gebruik de verzamelde data van zowel de pre- als de aftercommunicatie fase om je strategieën te verfijnen. Welke kanalen werkten het best? Welke boodschappen kregen de meeste respons? Pas je toekomstige communicatie hierop aan. Plan ook een debrief in met het team van de organisatie. Ook hier zijn lessons learned van onschatbare waarde voor je volgende event!
