Heb je ooit na een event je budget gecheckt en gedacht, “Waar is al het geld heen?!” Je bent niet alleen. Het kostenplaatje voor een evenement kan zeer frustrerend zijn. Vooral wanneer het budget de initiële begroting ver achter zich laat. Maar geen zorgen, met wat slimme planning en onze tips, houd je je geld dit keer wel stevig onder controle.

In a nutshell:

Wat is een evenementenbudget?

Een evenementenbudget omvat alle voorspelde inkomsten en uitgaven die bij het organiseren van een event komen kijken. Dit budget dient als een financiële routekaart en helpt je bij het managen van kosten, het voorspellen van inkomsten en het waarborgen van een financieel succesvol evenement. Als bedrijf is deze begroting erg belangrijk, want je krijgt maar een beperkt aantal middelen. Je budget meermaals overschrijden zal je niet in dankbaarheid afgenomen worden binnen de firma.

Om een sterk budget op te stellen, waar je liefst zo min mogelijk van afwijkt, houdt je best rekening met deze 5 belangrijkste kosten van een (bedrijfs)event:

  • Locatie: De huur van de locatie, samen met de eventuele nodige verzekeringen en beveiligingsdiensten, kan snel oplopen.
  • Catering: De kosten voor eten en drinken zijn afhankelijk van het aantal gasten en het type service. Denk hier dus zeker goed over na!
  • Techniek: Geluid, licht en podium zijn essentieel voor de meeste evenementen en vereisen een significant budget. Ook de inhoud van je event zal hier een belangrijke beslissingsfactor in spelen.

    Tip: Dankzij onze jarenlange ervaring hebben we ondertussen al wat watertjes doorzwommen en kunnen we putten uit een breed partnerbestand. Zoek je techniek voor je event? Dan kunnen we de can do-ers van DB Video zeker aanraden!

  • Personeel: Van eventmanagers tot beveiliging en technische ondersteuning, personeelskosten moeten niet onderschat worden.
  • Marketing: Effectieve promotie, zowel offline als online, is cruciaal maar kan prijzig zijn.

Hoe stel je het budget van een event op?

Via onze stap-voor-stap handleiding ga jij richting een budget onder controle:

  • Bepaal het doel en de omvang van je evenement. Waarom doe je dit event? Wat wil je bereiken?
  • Onderzoek de kosten door offertes aan te vragen, prijzen te vergelijken en kies leveranciers die een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden.

    Tip: Vaak is het handiger om te werken met 1 dedicated partner. Bedrijven die veel evenementen plannen hebben langlopende partnerships met leveranciers en kunnen dus vaak dingen voor een prijsje bekomen. Jij krijgt dus goede deals en iemand anders doet al het loopwerk voor jou!

  • Stel een voorlopig budget op. Gebruik een spreadsheet om alle kosten en inkomsten overzichtelijk te presenteren.
  • Voorzie een buffer want onvoorziene omstandigheden kunnen altijd optreden. Reserveer daarom 10-15% van je totale budget voor onverwachte kosten.
  • Blijf monitoren en bijstellen! Hou je uitgaven nauwkeurig bij en pas je budget aan als de situatie daarom vraagt. Signaliseer binnen de organisatie ook tijdig wanneer je toch over budget dreigt te gaan. Zo kan je misschien wat meer budget los prutsen of kunnen collega’s helpen met prioriteiten te stellen.

Quanto costa?

De kosten voor het organiseren van een evenement kunnen enorm verschillen. Een klein intern seminar kan enkele duizenden euro’s kosten, terwijl een grootschalig event met multi camera captatie en livestream kan oplopen tot 100.000.

Als organisator is het niet alleen belangrijk dat een evenement binnen budget blijft, maar ook dat het een aanzienlijke return on investment (ROI) oplevert. Dit betekent dat het event niet alleen aangenaam en inspirerend moet zijn, maar ook moet bijdragen aan de bedrijfsdoelen zoals teambuilding, werknemerstevredenheid of duiding.

Zo, nu sta jij weer een stap dichter bij het zorgeloos budgetteren van je events. Zoek je eventueel nog inspiratie? Download dan ons Event Menu: een gratis download van de verschillende mogelijkheden en hun prijsbereik. Zo zorg je ervoor dat je volgende evenement niet alleen indruk maakt, maar ook een positieve impact heeft op je organisatie.

Ontdek ons Event Menu met tal van voorbeelden én met budget indicator

Nog meer impact nodig?

  • Scoren met deze 10 vormen van videomarketing

    Video’s zelf zijn drempelverlagend, maar de drempel richting video content maken is voor vele toch een stapje te hoog. Geen nood. Wij inspireren je met 10 vormen van video marketing.

  • Employer branding: een must voor elk bedrijf

    Als er 1 ding is dat de digital natives als een bloedhond van ver kunnen detecteren, dan is het social media fakeness. Blijf dus, ook in je employer branding, real. Wij tonen je hoe je dat doet.

  • Insights Discovery: via zelfkennis naar een duurzaam resultaat

    Bedrijven bestaan alleen dankzij mensen. Ze zijn dan ook onze waardevolste assets. Insights Discovery helpt mensen via zelfkennis beter verbinding maken met andere en leidt zo tot meer en duurzamer resultaat. Betrokken, enthousiaste medewerkers geven je onderneming vleugels en met het Insights-model neemt je groei een absolute vlucht.