Heb je ooit na een event je budget gecheckt en gedacht, “Waar is al het geld heen?!” Je bent niet alleen. Het kostenplaatje voor een evenement kan zeer frustrerend zijn. Vooral wanneer het budget de initiële begroting ver achter zich laat. Maar geen zorgen, met wat slimme planning en onze tips, houd je je geld dit keer wel stevig onder controle.

In a nutshell:

Wat is een evenementenbudget?

Een evenementenbudget omvat alle voorspelde inkomsten en uitgaven die bij het organiseren van een event komen kijken. Dit budget dient als een financiële routekaart en helpt je bij het managen van kosten, het voorspellen van inkomsten en het waarborgen van een financieel succesvol evenement. Als bedrijf is deze begroting erg belangrijk, want je krijgt maar een beperkt aantal middelen. Je budget meermaals overschrijden zal je niet in dankbaarheid afgenomen worden binnen de firma.

Om een sterk budget op te stellen, waar je liefst zo min mogelijk van afwijkt, houdt je best rekening met deze 5 belangrijkste kosten van een (bedrijfs)event:

  • Locatie: De huur van de locatie, samen met de eventuele nodige verzekeringen en beveiligingsdiensten, kan snel oplopen.
  • Catering: De kosten voor eten en drinken zijn afhankelijk van het aantal gasten en het type service. Denk hier dus zeker goed over na!
  • Techniek: Geluid, licht en podium zijn essentieel voor de meeste evenementen en vereisen een significant budget. Ook de inhoud van je event zal hier een belangrijke beslissingsfactor in spelen.

    Tip: Dankzij onze jarenlange ervaring hebben we ondertussen al wat watertjes doorzwommen en kunnen we putten uit een breed partnerbestand. Zoek je techniek voor je event? Dan kunnen we de can do-ers van DB Video zeker aanraden!

  • Personeel: Van eventmanagers tot beveiliging en technische ondersteuning, personeelskosten moeten niet onderschat worden.
  • Marketing: Effectieve promotie, zowel offline als online, is cruciaal maar kan prijzig zijn.

Hoe stel je het budget van een event op?

Via onze stap-voor-stap handleiding ga jij richting een budget onder controle:

  • Bepaal het doel en de omvang van je evenement. Waarom doe je dit event? Wat wil je bereiken?
  • Onderzoek de kosten door offertes aan te vragen, prijzen te vergelijken en kies leveranciers die een goede prijs-kwaliteitverhouding bieden.

    Tip: Vaak is het handiger om te werken met 1 dedicated partner. Bedrijven die veel evenementen plannen hebben langlopende partnerships met leveranciers en kunnen dus vaak dingen voor een prijsje bekomen. Jij krijgt dus goede deals en iemand anders doet al het loopwerk voor jou!

  • Stel een voorlopig budget op. Gebruik een spreadsheet om alle kosten en inkomsten overzichtelijk te presenteren.
  • Voorzie een buffer want onvoorziene omstandigheden kunnen altijd optreden. Reserveer daarom 10-15% van je totale budget voor onverwachte kosten.
  • Blijf monitoren en bijstellen! Hou je uitgaven nauwkeurig bij en pas je budget aan als de situatie daarom vraagt. Signaliseer binnen de organisatie ook tijdig wanneer je toch over budget dreigt te gaan. Zo kan je misschien wat meer budget los prutsen of kunnen collega’s helpen met prioriteiten te stellen.

Quanto costa?

De kosten voor het organiseren van een evenement kunnen enorm verschillen. Een klein intern seminar kan enkele duizenden euro’s kosten, terwijl een grootschalig event met multi camera captatie en livestream kan oplopen tot 100.000.

Als organisator is het niet alleen belangrijk dat een evenement binnen budget blijft, maar ook dat het een aanzienlijke return on investment (ROI) oplevert. Dit betekent dat het event niet alleen aangenaam en inspirerend moet zijn, maar ook moet bijdragen aan de bedrijfsdoelen zoals teambuilding, werknemerstevredenheid of duiding.

Zo, nu sta jij weer een stap dichter bij het zorgeloos budgetteren van je events. Zoek je eventueel nog inspiratie? Download dan ons Event Menu: een gratis download van de verschillende mogelijkheden en hun prijsbereik. Zo zorg je ervoor dat je volgende evenement niet alleen indruk maakt, maar ook een positieve impact heeft op je organisatie.

Nog meer impact nodig?

  • 11 trends en uitdagingen die invloed hebben op elke onderneming

    Of we het nu willen of niet, elk bedrijf wordt met trends en uitdagingen geconfronteerd! We zitten echt in een decennium van verandering. Wil je meer dan overleven alleen, houd dan rekening met deze 11 ontwikkelingen.

  • Sociale media strategisch inzetten voor B2C én B2B

    Heel simpel gesteld: met social selling ontwikkel je relaties als onderdeel van je verkoop- én aanwervingsproces. Sociale media bieden de efficiëntste een gemakkelijkste manier om meer mensen uit je doelgroepen te bereiken. En dat groter bereik heb je nodig om postcorona terug voluit te gaan voor groei. Helaas pakken de meeste Vlaamse ondernemingen [...]

  • Welke leider wil jij (vandaag) zijn?

    Voor de beste resultaten passen sterke leiders hun leiderschapsstijl aan naargelang de situatie en de medewerker. Iedereen kan dat leren: lees hier hoe.